Informatie in de jeugdzorg
Iedereen heeft informatie. Maar hebben we hetzelfde beeld?
De één kent het gezin, de ander het aanbod en een derde de afspraken. Toch kan het gesprek telkens opnieuw beginnen. Wat ontbreekt er dan werkelijk?
Stel: in een overleg vertelt iemand dat een jongere niet op afspraken verschijnt. Een ander weet dat de reistijd onlangs is verdubbeld. Een derde ziet in de registratie vooral afgezegde contactmomenten. Alle drie hebben informatie. Pas wanneer je die naast elkaar legt, ontstaat een andere vraag dan: waarom komt deze jongere niet?
Meer informatie verzamelen is dan niet automatisch de volgende stap. Eerst wil je weten welke vraag voorligt, wat ieder werkelijk heeft waargenomen en welke verklaring daar al aan is toegevoegd. Een registratie, een gesprek en een vermoeden zijn verschillende soorten informatie. Als ze als gelijkwaardige feiten op tafel komen, kan een besluit op een onjuist beeld rusten.
Bekijk het voorbeeldKIJK WAT ER VERANDERT
Volg informatie door het overleg.
In dit verzonnen voorbeeld blijven afspraken rond een jongere liggen. Kies een moment en bekijk wat je daar wilt uitzoeken.
Uitgewerkt denkvoorbeeld. Geen verslag van een klant of opdrachtgever.
Wat is er werkelijk gebeurd?
Er staat dat een jongere afspraken mist. Vraag welke afspraken dat zijn en wat de jongere daar zelf over vertelt. Een label als ongemotiveerd is een interpretatie.
Een duidelijke bron, datum en onderscheid tussen waarneming en verklaring.
De betrokken professional weegt de informatie; een registratie doet dat niet.
Wat zien we als we informatie verbinden?
De langere reistijd kan een verklaring zijn, maar hoeft niet de enige te zijn. Leg de omstandigheden naast de verwachtingen van de betrokken organisaties.
Het perspectief van de jongere en relevante informatie van de betrokkenen.
Deelnemers toetsen verklaringen in gesprek en houden onzekerheid zichtbaar.
Welke afspraak is nu uitvoerbaar?
Misschien helpt een andere plek of een ander tijdstip. Bespreek welke verandering mogelijk is en wie daarover mag besluiten.
De keuze die voorligt, de beschikbare ruimte en wie het besluit neemt.
Een overzicht kan een afweging ondersteunen, maar neemt geen besluit.
Wie ziet of de verandering helpt?
Leg vast wie de nieuwe afspraak bespreekt, wie haar uitvoert en wanneer de betrokkenen terugkijken. Een ingevuld vakje is nog geen uitgevoerde actie.
Een verantwoordelijke, een moment van terugkoppeling en een actuele afspraak.
Vraag de jongere en betrokkenen wat er in de praktijk veranderd is.
Een gezamenlijk overzicht is nog geen gezamenlijk begrip.
Een overzicht kan laten zien wie betrokken is en welke afspraken bestaan. Het vertelt niet vanzelf waarom die afspraken er zijn, wat ze samen van een gezin vragen of waarom iemand een andere stap nodig vindt. Juist die verschillen moeten bespreekbaar worden. Anders maakt een gedeeld document vooral zichtbaar dat iedereen een ander verhaal bij dezelfde regels heeft.
Maak daarom onderscheid tussen de waarneming en de betekenis die iemand eraan geeft. Vraag bijvoorbeeld: wat heb je gezien of gehoord, wanneer was dat en wat leid je daaruit af? Een verklaring hoeft niet meteen weg als anderen twijfelen. Ze moet wel herkenbaar blijven als verklaring die nog onderzocht kan worden.
Daarbij hoort het perspectief van de jongere en het gezin. Een plan kan tussen organisaties goed afgestemd lijken en thuis toch onuitvoerbaar zijn. Hun ervaring is geen laatste vinkje onder een al genomen besluit. Zij kan veranderen welke vraag je samen moet beantwoorden.
Laat de informatie aansluiten op de volgende beslissing.
Een bruikbaar overleg eindigt niet alleen met meer kennis over de situatie. Het maakt zichtbaar welk besluit mogelijk is, welk besluit nog niet en wat daarvoor ontbreekt. Benoem wie iets uitzoekt, wie mag beslissen en wanneer je terugkomt op een open punt. Anders reist de onzekerheid ongemerkt mee naar het volgende overleg.
Technologie kan helpen om bronnen, afspraken en open vragen terug te vinden. Maar een systeem bepaalt niet welke interpretatie klopt of wie verantwoordelijkheid moet nemen. Spreek eerst af welke informatie voor het doel nodig is, wie haar mag gebruiken en wie haar actueel houdt. Een gedeeld overzicht is geen reden om alle beschikbare dossierinformatie te verzamelen.
Probeer een andere werkwijze eerst bij één terugkerend overleg. Kunnen deelnemers uitleggen welk besluit voorligt? Zijn onzekerheden zichtbaar? Weet de actiehouder wat van hem of haar wordt verwacht? En merken de jongere en het gezin verschil in de afspraken? Dat zijn betere toetsvragen dan alleen of het document compleet is.
OM TE BEWAREN EN TE GEBRUIKEN
Van informatie naar afweging
Leg deze vijf vragen naast één overleg. Begin bij de beslissing die nodig is, niet bij wat je allemaal kunt verzamelen.
Bewaar de denkkaart Als afbeelding · zonder mailadres
- 01
De beslissing
Welke afweging ligt voor, en wie mag die maken?
- 02
De waarneming
Wat weten we, van wie komt het en hoe actueel is het?
- 03
De betekenis
Wat is een feit, wat is een verklaring en waar verschillen we?
- 04
Het ontbrekende perspectief
Wat zeggen de jongere en het gezin? Wat moeten we nog uitzoeken?
- 05
Het vervolg
Wie doet wat, wanneer komen we erop terug en wie houdt het overzicht bij?
Goede informatievoorziening helpt mensen zien wat ze weten, wat ze nog niet weten en waarover ze samen moeten beslissen.